Business Automation: Porque deve automatizar os processos da sua empresa?

O que é Business Automation?

O termo Business Automation diz respeito à aplicação de tecnologia e sistemas para automatizar diferentes áreas do negócio, reduzindo a dependência de intervenção humana. O principal objetivo passa por aumentar a eficiência, reduzir erros, aumentar a qualidade do serviço ou produto e controlar gastos.

Business Automation abrange os processos, fluxos de trabalho, comunicação e diferentes áreas dentro de uma empresa, incluindo a entrada de dados, gestão de documentos, gestão do relacionamento com o cliente, gestão de stock, processamento de pedidos, departamento de vendas, marketing, finanças e recursos humanos.

Ao automatizar processos nos departamentos, a força humana pode ser alocada para tarefas mais estratégicas e de maior valor enquanto a consistência e rigor das operações fica assegurada.

Business Automation é uma abordagem estratégica que impulsiona a modernização por meio de tecnologia e permite que as empresas se adaptem de forma mais eficaz às mudanças do mercado.

Quais são os tipos de Business Automation que pode aplicar na sua empresa?

Business Process Automation (BPA)

BPA é a aplicação de tecnologia avançada para a automatização e otimização de processos específicos de uma empresa - produção de produtos, aquisição de novos clientes ou integração de novos colaboradores – com o objetivo de torná-los mais eficientes.

Ao automatizar os processos de trabalho, é possível melhorar a eficiência e a precisão de cada etapa. Um exemplo passa pela integração de novos colaboradores, em que o sistema de Recursos Humanos pode executar uma série de etapas predefinidas, como o envio de um email de boas-vindas e a configuração das credenciais de segurança.

O BPA pode utilizar várias tecnologias avançadas, como ferramentas de automatização e recursos de inteligência de processos, para automatizar processos em várias áreas como, gestão, logística, supply chain, marketing ou RH.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA é uma tecnologia de automatização de processos que faz uso de software normalmente designado de robots ou bots que imitam ações humanas e executam um alto volume de tarefas, tendo em vista a redução de erros, o aumento da eficiência e produtividade.

Esses mesmos robots ou bots interagem com aplicações ou sistemas da mesma forma que a força humana e conseguem extrair dados, manipular informações e tomar decisões tendo por base regras predefinidas.

A RPA pode ser aplicada em diversos setores de atividade como, finanças, saúde, atendimento ao cliente ou call centers, assim como, noutras áreas onde existe a necessidade de execução de tarefas repetitivas pela força humana que podem ser substituídas por tecnologia.

Intelligent Process Automation (IPA)

IPA diz respeito à utilização combinada de tecnologias avançadas como RPA, Inteligência Artificial e Machine Learning, Natural Language Processing (NPL), Cognitive Automation, Process Mining e Analytics, para automatizar e otimizar processos complexos das empresas de forma eficiente e inteligente.

Tem por objetivo elevar a automação a um nível de complexidade superior, ao permitir maior eficiência, redução de custos operacionais e aumento da agilidade de forma transversal.

Intelligent Process Automation está em constante evolução à medida que novas inovações em AI e automatização vão sendo incorporadas, podendo ser aplicada em diversos setores, tais como, finanças, saúde ou manufatura.

Porque é que deve automatizar o seu negócio?

A necessidade de automatização dos processos da empresa pode ser identificada através da observação de ineficiências nos processos, altos custos operacionais, ocorrência de erros frequentes ou dificuldades em atender às exigências do mercado.

Para além disso, através do acompanhamento das tendências tecnológicas e melhores práticas, é possível entender que a automatização vem responder eficazmente ao alcance de melhores resultados e crescimento em diversos setores de atividade.

Segundo a Confederação Empresarial de Portugal "50% do tempo despendido em tarefas laborais é suscetível de ser automatizado recorrendo a tecnologias já existentes, podendo o mesmo aumentar para 67% em 2030 mediante o aparecimento de novas tecnologias."

Quais são as vantagens de Business Automation?

• Eficiência operacional: A automatização elimina tarefas manuais repetitivas, aumenta a eficiência, permitindo a redução de custos operacionais.

• Redução de erros: Os sistemas automatizados são menos propensos a cometer erros do que a força humana, garantido maior precisão e qualidade nos processos e produtos ou serviços.

• Agilidade: A automatização permite que a empresa se adapte mais rapidamente às alterações do mercado e tenha maior agilidade para responder às necessidades dos clientes.

• Otimização de tempo e inovação contínua: Com processos automatizados os colaboradores ganham mais tempo para se concentrarem em atividades e tarefas estratégicas e criativas que vêm incentivar a adaptação à mudança e o crescimento da empresa.

• Melhoria da experiência do cliente: Ao melhorar o atendimento ao cliente por meio da automatização, as respostas tornam-se mais rápidas e personalizadas, fortalecendo a fidelidade com a marca.

• Análise avançada de dados: Através da automatização é possível recolher dados em tempo real, permitindo análises avançadas que auxiliam na tomada de decisões estratégicas.

• Escalabilidade: Os processos automatizados são facilmente escaláveis o que vem permitir o crescimento da empresa sem que haja necessidade de um aumento drástico da força de trabalho.

Atualmente, a automatização é uma necessidade para as empresas se posicionarem no mercado e manterem a competitividade. A escolha em relação àquilo que deve ser automatizado irá depender dos objetivos específicos da empresa e dos processos com necessidade de otimização.