Estratégias para automatizar processos com sucesso

Que processos devem ser automatizados?

A implementação bem-sucedida requer planeamento cuidadoso, estratégias e gestão da mudança. As automatizações oferecem diversos benefícios para as equipas, mas, antes podem surgir desafios e, para isso, é fundamental ter uma estratégia bem definida para evitar adversidades. Ao dar início ao processo de automatização do negócio, é normal o surgimento de dificuldades, tais como, resistência a mudanças por parte dos colaboradores e a necessidade de investimento. Com vista a garantir a eficácia da integração de sistemas para a automatização de processos, é fundamental assegurar que as equipas têm o mindset certo e formação adequada para cooperarem com os sistemas e entenderem como eles operam, de modo a garantir o bom funcionamento e evolução da empresa.

Em primeiro lugar, devem ser determinadas as necessidades atuais da empresa. Desde a necessidade de automatizar o atendimento ao cliente, onboarding automatizado de leads ou melhoria dos sistemas de pagamento, tudo irá depender do tipo de empresa e daquilo que precisa de ser transformado. Identificar a situação atual e as principais dificuldades contribuirá para definir as prioridades da sua empresa.

Identificar tarefas importantes: deve ser dada prioridade à automatização de tarefas com grande impacto nos resultados comerciais, experiência do cliente ou produtividade dos colaboradores.

Simplificar processos manuais: devem ser identificados processos manuais que possam ser automatizados, por forma a reduzir erros humanos, aumentar eficiência e otimizar tempo dos colaboradores com vista a que os mesmos se foquem em atividades e ações de maior importância para o desenvolvimento da empresa.

Escalabilidade: os processos com potencial de serem escaláveis devem ser os escolhidos em primeiro lugar, por forma a permitir que a automatização do negócio evolua em conjunto com as necessidades que vão surgindo nas equipas e empresa ao longo do tempo.

Como a utilização de softwares pode simplificar processos?

A integração dos sistemas adequados é outro ponto fulcral para simplificar os processos das equipas. Os sistemas devem fornecer escalabilidade e flexibilidade para suportar os processos empresariais e etapas do fluxo de trabalho. Do mesmo modo, os softwares devem ter funcionalidades alinhadas com as necessidades específicas dos departamentos nos quais vão ser utilizados, de modo a simplificarem efetivamente os processos.

As avaliações da capacidade de integração dessas ferramentas de trabalho no ecossistema digital da sua empresa devem ser asseguradas, garantindo que podem ser facilmente integradas com sistemas existentes, tais como, os softwares CRM (Customer Relationship Management) e ERP (Enterprise Resource Planning).

Utilização do CRM no trabalho comercial

O CRM vem permitir a consolidação de todos dados e informações dos clientes numa única plataforma, o que torna possível eliminar a fragmentação de dados e proporciona uma visão completa de cada prospect e cliente. Esta centralização possibilita que os comerciais acedam rapidamente ao histórico de interações com cada cliente, preferências e necessidades específicas, de modo a personalizarem cada abordagem ao cliente.

Com a automatização de tarefas repetitivas, os profissionais podem focar-se noutras atividades e ações de interesse para a empresa como a construção de relacionamentos e no fecho de negócios.

Os dashboards e relatórios automáticos gerados a partir do CRM permitem delinear estratégias e utilizar dados reais para definir estratégias. Com métricas precisas sobre desempenho individual e coletivo, é possível a identificação de falhas e de pontos fortes por forma a direcionar formação ou ações conforme as necessidades evidenciadas.

Utilização do ERP nos processos de uma loja

O ERP é um sistema que permite simplificar os processos em lojas na medida em que centraliza e integra as várias operações de uma loja, desde a gestão do stock até às vendas e finanças, oferecendo uma visão unificada e em tempo real do negócio.

Tarefas diárias, tais como, processamento de pedidos, faturação e geração de relatórios são processos efetuados de forma automatizada, o que reduz erros manuais e liberta as equipas para outras atividades. O ERP permite a sincronização de diferentes departamentos de modo que as equipas tenham acesso a dados e informações necessárias para executarem o respetivo trabalho e tomarem decisões rápidas e informadas.

Com um ERP e processos internos mais organizados, a loja pode reduzir custos operacionais, aumentar a eficiência das equipas e melhorar a experiência do cliente.

Como automatizar os processos da empresa de forma eficiente?

Dê prioridade a tarefas e processos manuais com potencial de serem automatizados, envolva os colaboradores, documente os processos e procure a ajuda de especialistas no desenvolvimento de soluções tecnológicas por forma a que sejam integrados softwares que vão ao encontro das necessidades da sua empresa e com forte capacidade para serem aceites por parte dos colaboradores que irão utilizá-los diariamente.

Ao longo do tempo, é importante analisar e ir verificando se a implementação está a ir ao encontro das expetativas. Pois, a utilização de tecnologia será para otimizar o desempenho dos colaboradores, mas, tem como finalidade principal o aumento da produtividade e, por sua vez, a melhoria dos resultados da empresa. Por isso, deve verificar se as mudanças estão a surtir efeito na eficiência das equipas e maximização das vendas.