ERP: O que é e para que serve?

O que é um software ERP?

O termo ERP significa Enterprise Resource Planning (planeamento dos recursos empresariais).

Também designado como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, o sistema ERP oferece uma visão abrangente dos processos de uma empresa, ao permitir melhorar a tomada de decisões, aumentar a eficiência e melhorar a comunicação entre diferentes departamentos.

O ERP é um tipo de software utilizado por empresas de diferentes áreas de negócio que têm por objetivo a gestão eficiente das respetivas operações e departamentos, ao integrar e centralizar dados e processos da empresa num único sistema.

Os sistemas ERP podem ser personalizados para dar resposta às necessidades específicas da empresa e colaboradores, constituindo uma ferramenta essencial para a otimização dos processos de trabalho, redução de custos e aumento da produtividade.

Para que serve um software ERP?

Um sistema ERP permite coordenar o fluxo de dados entre os processos de negócio de uma empresa ao fornecer uma única fonte de dados e simplificando as operações de toda a empresa. Carateriza-se pela capacidade de integrar diversos departamentos e áreas de uma empresa num único sistema, tais como, departamento financeiro, supply chain, operações, recursos humanos, entre outros.

A utilização do ERP torna possível que os colaboradores obtenham uma maior visibilidade dos dados e flexibilidade, na medida em que a agregação de informação no mesmo sistema ajuda na tomada de medidas e decisões com maior precisão e rapidez.

A escolha do ERP que vai ao encontro das necessidades individuais de cada empresa é o core element de qualquer estratégia de IT.

Um dos principais desafios das empresas passa por conseguirem manter o controlo de todos os processos, informações e dados, que lhes permita identificar melhores estratégias, reduzir custos e elevar a rentabilidade.

Neste sentido, o ERP vem simplificar processos operacionais de uma empresa e respetivos departamentos, melhorar a segurança, assim como, a consistência e qualidade das informações, integrar os diferentes departamentos, permite o controlo de stock, custos, prazos e colaboradores, uma gestão integrada e especializada, assim como, a melhoria da eficiência e produtividade.

Como saber se a empresa precisa de um software ERP?

Independentemente da área de negócio, determinar se uma empresa precisa de investir num ERP envolve a avaliação de sinais e necessidades específicas. Contudo, algumas das principais dificuldades que permitem identificar a necessidade de um Enterprise Resource Planning são as seguintes:  

As equipas consomem muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas através de um ERP, o que iria permitir libertar os colaboradores para se concentrarem em atividades e tarefas de valor acrescentado para o negócio.

A gestão de stock através de métodos manuais poderia facilmente ser automatizada e otimizada, pois o ERP ajuda a gerir o stock de forma mais eficiente, fornecendo informações em tempo real sobre os níveis de stock, aos quais diferentes departamentos podem ter acesso consoante o caso específico de cada empresa, permitindo um planeamento mais preciso e evitando excesso ou rutura de stock.

A existência de vários softwares não integrados perfaz com que não comuniquem entre si e tenha de ser feita a inserção manual dos dados nos diferentes sistemas, o que não acontece com a utilização do ERP, que vem permitir que os dados fluam e estejam acessíveis num único local.

A incapacidade para identificação de problemas ou falhas com rapidez e precisão pode facilmente ser resolvida com o ERP que ajuda a identificar problemas ou falhas rapidamente, fornecendo informações em tempo real sobre o desempenho dos processos do negócio, permitindo que os colaboradores tomem facilmente medidas mais precisas. 

A ineficácia na partilha de dados e informações entre departamentos e colaboradores, torna-se eficiente através do sistema ERP que permite a existência de uma única fonte de verdade, possibilitando que os diferentes departamentos e colaboradores realizem o respetivo trabalho tendo por base informações e dados reais e precisos.

As dificuldades de planeamento e geração de relatórios precisos que vêm impedir o crescimento da empresa e dificultar o trabalho da gestão são substancialmente erradicadas através da utilização do ERP, no sentido em que o sistema permite a geração de relatórios precisos e fornece informações em tempo real sobre o desempenho de todo o negócio, ao mesmo tempo que, vem facilitar o trabalho da gestão através do acesso a dados fidedignos, essenciais para impulsionar o crescimento e melhorar a tomada de decisões.

Muitas empresas consideram a utilização deste tipo de software imprescindível na medida em que, sem recurso ao ERP, as empresas teriam de lidar com diversos softwares, aumentando custos com licenças, suporte técnico, servidores ou formação aos colaboradores.

A grande maioria dos dados de uma empresa devem estar integrados no ERP de modo a garantir que existe somente uma única fonte de dados fidedigna.

A união de processos e dados num único sistema, torna possível que os colaboradores trabalhem de forma mais eficiente e consigam tomar decisões durante os processos diários de trabalho com maior rapidez, assim como a gestão, tem maior capacidade para tomar medidas ou decisões mais precisas, importantes para a evolução e boa conduta do negócio.