O que é um software ERP?
O termo ERP significa Enterprise Resource Planning (planeamento dos recursos empresariais).
Também designado como Sistema Integrado de Gestão Empresarial, o sistema ERP oferece uma visão abrangente dos processos de uma empresa, ao permitir melhorar a tomada de decisões, aumentar a eficiência e melhorar a comunicação entre diferentes departamentos.
O ERP é um tipo de software utilizado por empresas de diferentes áreas de negócio que têm por objetivo a gestão eficiente das respetivas operações e departamentos, ao integrar e centralizar dados e processos da empresa num único sistema.
Os sistemas ERP podem ser personalizados para dar resposta às necessidades específicas da empresa e colaboradores, constituindo uma ferramenta essencial para a otimização dos processos de trabalho, redução de custos e aumento da produtividade.
Para que serve um software ERP?
Um sistema ERP permite coordenar o fluxo de dados entre os processos de negócio de uma empresa ao fornecer uma única fonte de dados e simplificando as operações de toda a empresa. Carateriza-se pela capacidade de integrar diversos departamentos e áreas de uma empresa num único sistema, tais como, departamento financeiro, supply chain, operações, recursos humanos, entre outros.
A utilização do ERP torna possível que os colaboradores obtenham uma maior visibilidade dos dados e flexibilidade, na medida em que a agregação de informação no mesmo sistema ajuda na tomada de medidas e decisões com maior precisão e rapidez.
A escolha do ERP que vai ao encontro das necessidades individuais de cada empresa é o core element de qualquer estratégia de IT.
Um dos principais desafios das empresas passa por conseguirem manter o controlo de todos os processos, informações e dados, que lhes permita identificar melhores estratégias, reduzir custos e elevar a rentabilidade.
Neste sentido, o ERP vem simplificar processos operacionais de uma empresa e dos respetivos departamentos, melhorar a segurança, a consistência e qualidade das informações, integrar os diferentes departamentos, melhorar o controlo de stock, custos, prazos e colaboradores, permite uma gestão integrada e especializada, assim como, a melhoria da eficiência e produtividade.
Como saber se a empresa precisa de um software ERP?
Independentemente da área de negócio, determinar se uma empresa precisa de investir num ERP envolve a avaliação de sinais e necessidades específicas. Contudo, algumas das principais dificuldades que permitem identificar a necessidade de um Enterprise Resource Planning numa empresa, são as seguintes:
As equipas consomem muito tempo em tarefas que poderiam ser automatizadas através de um ERP, que vem permitir libertar os colaboradores para se concentrarem em atividades e tarefas de valor acrescentado para o negócio.
A gestão de stock através de métodos manuais poderia facilmente ser automatizada e otimizada, pois o ERP ajuda a gerir o stock de forma mais eficiente, fornecendo informações em tempo real sobre os níveis de stock, aos quais diferentes departamentos podem ter acesso consoante o caso específico de cada empresa, permitindo um planeamento mais preciso e evitando excesso ou rutura de stock.
A existência de vários softwares não integrados perfaz com que não comuniquem entre si e tenha de ser feita a inserção manual dos dados nos diferentes sistemas, o que não acontece com a utilização do ERP, que vem permitir que os dados fluam e estejam acessíveis num único sistema.
A incapacidade para identificação de problemas ou falhas com rapidez e precisão pode facilmente ser resolvida com o ERP que ajuda a identificar essas situações rapidamente, ao fornecer informações em tempo real sobre o desempenho dos processos do negócio, permitindo que os colaboradores tomem facilmente medidas mais precisas.
A ineficácia na partilha de dados e informações entre departamentos e colaboradores, torna-se eficiente através do sistema ERP que permite a existência de uma única fonte de verdade, possibilitando que os diferentes departamentos e colaboradores realizem o respetivo trabalho tendo por base informações e dados reais e precisos.
As dificuldades de planeamento e geração de relatórios precisos que vêm impedir o crescimento da empresa e dificultar o trabalho da gestão são substancialmente erradicadas através da utilização do ERP, no sentido em que o sistema permite a geração de relatórios precisos e fornece informações em tempo real sobre o desempenho de todo o negócio, ao mesmo tempo que, vem facilitar o trabalho da gestão através do acesso a dados fidedignos, essenciais para impulsionar o crescimento e melhorar a tomada de decisões.
Muitas empresas consideram a utilização deste tipo de software imprescindível pois, sem recurso ao ERP, as empresas teriam de lidar com diversos softwares, aumentando custos com licenças, suporte técnico, servidores e formação aos colaboradores.
A grande maioria dos dados de uma empresa devem estar integrados no ERP de modo a garantir que existe somente uma única fonte de dados fidedigna. A união de processos e dados num único sistema, torna possível que os colaboradores trabalhem de forma mais eficiente e consigam tomar decisões durante os processos diários de trabalho com maior rapidez, assim como, a gestão tem maior capacidade para tomar medidas ou decisões mais precisas, importantes para a evolução e boa conduta do negócio.